Οδοντιατρική Σύννεφα
Ημερολόγιο
Metadata

Τελευταία δημοσίευση:
1 Αυγούστου 2013

Αρχική δημοσίευση:
14 Νοεμβρίου 2001

Συντάκτης:
Οδοντιατρική
Validators
Οι επιστολές σας κι' εμείς
Επιστολές
Η αλληλογραφία με τις διαδικτυακές τοποθεσίες
Μπορεί σε όλους τους ιστότοπους του διαδικτύου να δίνεται η δυνατότητα στους επισκέπτες να επικοινωνούν μέσω email, αλλά η μετέπειτα τύχη αυτών των επιστολών είναι διαφορετική σε κάθε ιστότοπο.

Για εμάς εδώ στην Οδοντιατρική η αλληλογραφία έχει μεγαλύτερη αξία απ' ότι συνήθως συμβαίνει σε άλλα sites.

Διαβάζουμε με προσοχή κάθε επιστολή, δεν αφήνουμε καμία αναπάντητη, προσπαθούμε πάντα η απάντησή μας να γίνει μέσα σε λίγες ώρες, καταπιανόμαστε θέμα προς θέμα με όλα όσα θίγετε στις επιστολές σας και προσπαθούμε να τηρούμε τις υποσχέσεις που αναλαμβάνουμε απέναντί σας.

Υπάρχουν όμως κάποιες λεπτομέρειες στην αλληλογραφία, στις οποίες μπορεί ο απλός χρήστης να μη δίνει σημασία ή να μην αντιλαμβάνεται τα πράγματα από τη θέση της άλλης πλευράς.
Περιορισμοί και στυλ επικοινωνίας
Η συνεχής αύξηση του αριθμού των επισκεπτών και των επιστολών που φθάνουν στον ιστότοπό μας βάζει κάποιους περιορισμούς. Είναι διαφορετικό πχ να έχεις να απαντήσεις σε 5 επιστολές και διαφορετικό να απαντήσεις σε 30.

Ο μεγάλος αριθμός δεν μειώνει τη διάθεσή μας να απαντήσουμε, μειώνει όμως τον διαθέσιμο χρόνο που μπορούμε να αφιερώσουμε για την απάντηση κάθε επιστολής.

Αυτό κάποιες φορές μας αναγκάζει να γινόμαστε λακωνικοί, αλλά θέλουμε την κατανόησή σας γι' αυτό. Δεν το κάνουμε επειδή δεν υπάρχει η διάθεση ή το ενδιαφέρον. Δεν θα πρέπει επίσης να το εκλαμβάνετε ως προτροπή για να είστε κι' εσείς τηλεγραφικοί. Άλλωστε η ανάγνωση μίας επιστολής δεν απαιτεί πολύ χρόνο.

Υπάρχουν επισκέπτες οι οποίοι όταν μας γράφουν είναι τόσο σύντομοι, ώστε τους είναι υπεραρκετή μία γραμμή κειμένου (αυτό δεν είναι επικοινωνία, είναι πυροβολισμός!).

Ένα διαφορετικό θέμα είναι η σαφήνεια. Δυστυχώς δεν είμαστε όλοι οι άνθρωποι συγκροτημένοι όταν εκφραζόμαστε. Ευτυχώς το μορφωτικό επίπεδο των οδοντιάτρων είναι τέτοιο, ώστε είναι λίγες οι επιστολές που μας προβληματίζουν για ποιό σκοπό γράφτηκαν και τί ακριβώς περιμένουν από εμάς. Πάντως, ακόμα και σε αυτές τις περιπτώσεις, απαντούμε ...έστω και κατά προσέγγιση του θέματος που εκτιμούμε ότι θίγετε.
Τί μπορείτε να κάνετε εσείς
Και τώρα ήρθε η ώρα για το κυρίως πιάτο. Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε εσείς, για να μας βοηθήσετε να είμαστε αποτελεσματικότεροι στη διαχείριση των επιστολών σας. Αυτές οι συμβουλές θα φανούν και σ' εσάς χρήσιμες για την οργάνωση της δικής σας αλληλογραφίας.

Α. Το όνομα του αποστολέα
Φροντίστε κάνοντας τις κατάλληλες ρυθμίσεις στο πρόγραμμα αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε, οι επιστολές σας να εμφανίζουν ως αποστολέα το πραγματικό σας όνομα με Ελληνικούς ή Λατινικούς χαρακτήρες πχ Δημήτρης Παπαπέτρου.

Όταν σε βάθος χρόνου ο αριθμός των επιστολών που συγκεντρώνονται στο γραμματοκιβώτιο ενός ιστότοπου ανέρχεται σε πολλές χιλιάδες, φανταστείτε με τί μοιάζει η λίστα που εμφανίζει τους αποστολείς όταν πολλοί εξ' αυτών χρησιμοποιούν όλων των ειδών τα γράμματα και τα σύμβολα του πληκτρολογίου, αριθμούς, ανορθόδοξες συντομογραφίες, nicknames κλπ.

Β. Το θέμα
Στο πεδίο που γράφουμε το θέμα της επιστολής, συχνά το αφήνετε κενό ή υπάρχει κάτι αλλά είναι ελάχιστα κατατοπιστικό. Κι' όμως είναι εξαιρετικά χρήσιμο να υπάρχει εύστοχη επιλογή "τίτλου" που να πιάνει σωστά την κεντρική ιδέα της επιστολής.

Γ. Η ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα
Όλοι μας έχουμε αρκετούς λογαριασμούς αλληλογραφίας για να εξυπηρετήσουμε τις διάφορες ανάγκες μας. Δεν είναι όμως καλή πρακτική να αλλάζετε συχνά τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομίου.

Επίσης είναι σημαντικό, πρακτικό και αξιόπιστο να επικοινωνείτε με κάθε συγκεκριμένο παραλήπτη, από τον ίδιο λογαριασμό αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, όταν επικοινωνείτε μαζί μας, να μας γράφετε πάντα από τον ίδιο λογαριασμό (πχ από τον GMail λογαριασμό σας, όχι όμως άλλοτε από τον Gmail, άλλοτε από τον Hotmail κι άλλοτε από τον λογαριασμό του παρόχου σας).

Με αυτόν τον τρόπο μας βοηθάτε να αναγνωρίσουμε άμεσα ποιός είστε και να έχουμε στη διάθεσή μας όλο το ιστορικό της μεταξύ μας αλληλογραφίας.

Δ. Η ασφάλεια
Η διατήρηση μίας διεύθυνσης σταθερής και δοκιμασμένης κάνει την επιστολή σας "φιλικότερη" για τον παραλήπτη, από πλευράς ασφάλειας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, κάποιες επιστολές απορρίπτονται γιατί κρίνονται ύποπτες. Αξίζει να αναφέρουμε ότι σε τρεις πρόσφατες περιπτώσεις που μας επισκέφθηκε ιός μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ήταν από πρωτοεμφανιζόμενους αποστολείς.

Ε. Αφήστε μας μία κάρτα σας
Όπως ισχύει και σε άλλες σχέσεις στη ζωή μας, έτσι και στη σχέση ενός ιστότοπου με τους επισκέπτες του είναι καλό να μπαίνουμε και λίγο ο ένας στη θέση του άλλου και να βλέπουμε πώς φαίνονται τα πράγματα από την άλλη πλευρά.

Εμείς από την πλευρά μας, είμαστε όλο τον χρόνο εκτεθειμένοι δημοσίως και ο επισκέπτης μας, μέσα από αυτό που βλέπει, μπορεί να σχηματίσει άποψη για εμάς. Από τη δική μας πλευρά όμως, παίρνουμε συχνά επιστολές από πρόσωπα τα οποία μας είναι άγνωστα. Γι' αυτό το λόγο έχει τη σημασία του, όσοι επικοινωνούν μαζί μας για πρώτη φορά, να κάνουν τις στοιχειώδεις συστάσεις.

Αν δεν έχετε ενσωματωμένη στις ηλεκτρονικές σας επιστολές μία "κάρτα" με τα στοιχεία σας, γράψτε μας το όνομά σας, την ιδιότητά σας και την πόλη σας. Δεν είναι απαραίτητο να θέλετε να δημοσιευθούν τα στοιχεία σας σε κάποιο κατάλογο, για να μας τα γνωστοποιήσετε. Δώστε όμως κι εμάς τη δυνατότητα να γνωρίζουμε ποιός είναι ο εκάστοτε συνομιλητής μας.

ΣΤ. Ο ενθουσιασμός και η παρόρμηση
Υπάρχουν φορές που με την πρώτη κι' όλας επίσκεψη στον ιστότοπό μας, κάποιος αποφασίζει να στείλει μία επιστολή.

Δεν έχει δηλαδή την υπομονή να δει με την ησυχία του αρκετές από τις σελίδες μας και βιάζεται να πει τις εντυπώσεις του, να ρωτήσει για πράγματα που δεν θα ρωτούσε αν διάβαζε πιο προσεκτικά ή να ζητήσει κάτι.

Συχνά επιλέγετε να ρωτήσετε κάτι για να μην χάσετε χρόνο να το αναζητήσετε στις ιστοσελίδες μας ή επιλέγετε να κάνετε κάτι με τον τρόπο που νομίζετε εσείς ότι είναι βολικός, χωρίς να ενημερωθείτε για τη διαδικασία που ακολουθούμε σε κάθε περίπτωση, για να είναι η εργασία μας οργανωμένη, αξιόπιστη και αποδοτική.

Ο αυθορμητισμός έχει την ομορφιά του αλλά κάθε τί χρειάζεται τον χρόνο του και τον τρόπο του για να ωριμάσει. Δώστε και στον εαυτό σας και σ' εμάς το χρόνο να πετύχουμε περισσότερα.

© Copyright : Odontiatriki.gr 2000-2021
All rights reserved. No part of this website may be reproduced, in any form or by any means,
without permission in writing from the webmaster